Panduan Vendor VMS-PRO

Sebelum punya akun pun Anda sudah dapat melihat tender apa saja yang sedang berjalan, membaca pengumuman, dan mempelajari ketentuan pengadaannya. Lima halaman berikut terbuka untuk siapa saja.

Beranda

Alamatnya vms-pro.test. Empat angka di bawah paragraf pembuka meringkas keadaan portal saat itu: berapa tender sedang berjalan, berapa tahapan yang sedang dibuka, berapa vendor sudah terverifikasi, dan berapa tender sudah selesai.

Tender Berjalan

Daftar tender yang prosesnya masih berlangsung, dalam bentuk kartu. Kartunya menyebutkan nomor tender, jenisnya, nilai HPS, dan tahap yang sedang dibuka.

Klik kartunya untuk membuka rinciannya: paket pekerjaan, ketentuan pengadaan, dan jadwal seluruh tahapan lengkap dengan tanggal buka-tutupnya. Inilah halaman yang paling berguna sebelum memutuskan ikut atau tidak.

Riwayat Tender

Tender yang prosesnya sudah berakhir — selesai maupun dibatalkan. Berguna untuk mempelajari pola tender sebelumnya: nilai HPS yang biasa dipakai, metode evaluasi yang dipilih panitia, dan berapa lama tiap tahapan biasanya dibuka.

Pengumuman

Pengumuman resmi terkait tender: perubahan jadwal, penetapan pemenang, dan pembatalan. Diurutkan dari yang terbaru.

Informasi

Berbeda dengan Pengumuman yang melekat pada satu tender, Informasi berisi hal umum: peraturan, persyaratan, sosialisasi, dan survei kepuasan penyedia.

Satu akun dipakai untuk seluruh proses pengadaan. Nama penggunanya adalah NPWP perusahaan Anda, jadi satu perusahaan cukup satu akun — bukan satu akun per orang.

Mendaftarkan perusahaan

Buka /vendors/register, lalu isi tiga langkah pendaftaran. Seluruh isian wajib diisi. Data yang Anda tulis di sini harus sama dengan dokumen resmi perusahaan, karena panitia mencocokkannya saat verifikasi.

• NPWP — dipakai sebagai nama pengguna. Pastikan benar; mengubahnya nanti menggugurkan verifikasi.
• Jenis usaha — Kecil atau Non Kecil. Sebagian tender hanya terbuka untuk salah satunya.
• Nomor surat izin — NIB, SIUP, atau TDP.
• Email perusahaan — ke alamat inilah undangan tender dan pemberitahuan dikirim. Harus aktif dan unik.

Memastikan alamat surel

Setelah mendaftar, sistem mengirim satu tautan verifikasi ke surel perusahaan Anda. Selama tautan itu belum diklik, seluruh halaman vendor akan mengembalikan Anda ke halaman pemberitahuan. Kalau tautannya kedaluwarsa, minta yang baru lewat tautan “Tautan verifikasi kedaluwarsa?” di halaman masuk.

Masuk ke akun

Buka /vendors/login, atau tekan Masuk di kanan atas portal. Nama penggunanya adalah NPWP perusahaan, bukan alamat surel.

Lupa password

Tekan Lupa password?. Anda diminta memasukkan surel dan NPWP sekaligus — keduanya harus sama dengan yang dipakai saat mendaftar. Tautan penggantian password dikirim ke surel itu dan berlaku 60 menit.

Mengenal halaman muka

Dasbor menjawab satu pertanyaan: apa yang harus saya kerjakan hari ini? Empat angka di atas meringkas keadaan; daftar “Perlu Tindakan Anda” berisi tahapan tender yang jadwalnya sedang dibuka untuk Anda.

Profil inilah yang diperiksa panitia pada tahap evaluasi kualifikasi. Semakin lengkap dan mutakhir isinya, semakin lancar evaluasi penawaran Anda. Sembilan bagian di bawah semuanya berdiri sendiri — boleh diisi bertahap.

Biodata perusahaan

Menu Profile → General. Status verifikasi Anda tertera di sebelah judul halaman.

Kop surat

Tab Kop Surat. Gambar yang Anda unggah otomatis tercetak di kepala setiap surat pernyataan yang diunduh dari sistem. Tanpa kop, bagian atas surat dikosongkan supaya Anda bisa mencetaknya di atas kertas berkop sendiri.

Riwayat perubahan dan password

Tab Riwayat Perubahan mencatat setiap penyuntingan profil dan dokumen, lengkap dengan tanggalnya. Panitia melihat catatan yang sama, jadi riwayat ini juga menjadi bukti kapan sebuah dokumen diperbarui.

Pemilik dan pengurus

Pemilik adalah pemegang saham; Pengurus adalah yang berwenang mewakili perusahaan. Keduanya diperiksa panitia pada evaluasi kualifikasi, dan dicocokkan dengan akta perusahaan.

Izin usaha, akta, dan pajak

Tiga menu ini menyimpan dokumen legal perusahaan. Setiap baris menyertakan berkas pindaian, dan panitia membukanya langsung dari daftar.

Data pendukung

Empat menu terakhir menjelaskan kemampuan perusahaan: pekerjaan sejenis yang pernah diselesaikan, alat yang dimiliki, dan orang yang dapat ditugaskan.

Status verifikasi menentukan boleh tidaknya Anda mendaftar tender. Hanya panitia/AMPBJ yang dapat menaikkannya — vendor tidak bisa memverifikasi dirinya sendiri.

Tiga status

Mengajukan verifikasi

Selama status Anda Unverified, halaman Profile → General menampilkan kartu Ajukan Verifikasi di bagian atas. Isi catatan singkat tentang apa yang berubah — misalnya “akta dan izin usaha sudah diperbarui” — lalu tekan Ajukan Verifikasi.

• Anda hanya dapat mengajukan satu pemeriksaan dalam satu waktu. Selama masih menunggu, kartunya berganti menjadi keterangan “sedang menunggu tanggapan”.
• Pengajuan Anda masuk ke antrean panitia, bertanggal, lengkap dengan catatan yang Anda tulis.
• Seluruh pengajuan beserta tanggapannya tercatat di tab Riwayat Perubahan.
• Mengajukan tidak menaikkan status Anda — itu tetap wewenang panitia/AMPBJ.

Setiap tender berjalan menurut jadwal yang ditetapkan panitia. Anda hanya dapat mengerjakan sebuah tahapan selama jadwalnya dibuka — sebelum dan sesudah itu, halamannya tetap dapat dibaca sebagai riwayat, tapi isinya terkunci.

Tiga jenis tender

Kalau daftarnya kosong

Daftar tender disaring per tahun, dan bawaannya tahun berjalan. Kalau tertulis “Belum ada tender pada tahun ini”, ganti dulu tahunnya lewat kotak Tahun di kiri atas.

Alur sepuluh langkah

Urutan di bawah mengikuti rel tahapan yang tampak di sisi kiri tiap halaman tender. Tidak semua tender memakai seluruh langkah — yang berlaku adalah rel pada tender itu sendiri.

1. Membaca detail tender

   Klik kartu tender untuk membuka rinciannya. Halaman ini menjelaskan cara panitia akan menilai penawaran Anda, dan menyediakan seluruh dokumen tendernya.

   

   Unduh dan pelajari seluruh dokumen sebelum menyusun penawaran: Spesifikasi Teknis, Gambar, Rancangan Kontrak, Dokumen Lainnya, dan Standar Dokumen Pemilihan (SDP). Dokumen bertanda Belum diunggah berarti panitia belum menyediakannya.

2. Mendaftar tender DFT

   Halaman Pendaftaran Tender memeriksa syarat Anda satu per satu. Tanda centang berarti syarat itu sudah terpenuhi dan diperiksa sistem; tanda garis berarti pernyataan yang Anda tanggung sendiri.

   

   

3. Mengunduh dokumen pemilihan DPM

   Tahap tersendiri untuk mengunduh dokumen pemilihan. Sistem mencatat siapa saja yang sudah mengunduh, jadi lakukan selama jadwalnya dibuka meskipun Anda sudah membacanya dari halaman detail.

4. Bertanya pada pemberian penjelasan PPJ

   Ruang tanya jawab antara vendor terdaftar dan panitia, berbentuk percakapan. Pertanyaan Anda tampil sebagai gelembung di sisi kanan, jawaban panitia di kiri. Nama perusahaan penanya tidak ditampilkan — hanya perannya.

   

5. Mengirim informasi harga UIH — khusus Tender Terbatas

   Isi harga satuan tiap item sesuai harga pasar yang Anda ketahui. Subtotal dan total dihitung otomatis. Angka ini menjadi bahan panitia menyusun HPS — belum mengikat sebagai penawaran.

   

6. Mengirim dokumen penawaran UDP

   Tahap terpenting bagi Anda. Formulirnya dipecah empat langkah, dan tiap langkah harus tuntas sebelum berkasnya dapat dikirim.

   

   Jangan

   Jangan menunggu menit terakhir. Tahap ini ditutup tepat pada jam yang tertulis, dan berkas yang belum terkirim saat penutupan dianggap tidak ada.

   

7. Menunggu evaluasi EDP EDK EDT EDH

   Panitia menilai penawaran Anda. Pada tender umum, penilaiannya terpisah menjadi kualifikasi, teknis, dan harga; pada tender terbatas dan cepat digabung menjadi satu evaluasi dokumen penawaran. Hasilnya muncul di halaman tahapan yang bersangkutan.

   

8. Masa sanggah MSG — khusus Tender Umum

   Bila Anda keberatan atas hasil evaluasi, sampaikan sanggahan selama masa sanggah berjalan. Panitia wajib menjawabnya, dan jawaban itu tampil di halaman yang sama berpasangan dengan sanggahan Anda.

9. Klarifikasi teknis & negosiasi harga KTN

   Panitia menegosiasikan harga dengan vendor yang lolos. Hasilnya berupa harga kesepakatan — nilai inilah yang dipakai pada penetapan pemenang dan kontrak, bukan angka penawaran awal Anda.

   

10. Penetapan & pengumuman pemenang PPG

    Akhir dari proses pemilihan. Halaman ini menyebut pemenangnya, harga kesepakatan, nilai HPS, keterangan panitia, dan berita acara penetapan.

    

Rel tahapan pada tender terbatas

Tender terbatas punya dua tahapan yang tidak ada pada jenis lain: UIH Upload Informasi Harga di awal, dan PCP Penetapan Calon Penyedia sesudahnya.

Di luar tender, Anda dapat menawarkan barang lewat e-katalog. Panitia memesan langsung dari daftar itu tanpa proses tender — harganya dinegosiasi per pesanan, bukan lewat penawaran tertutup.

Mendaftarkan produk

Menu E-Katalog → Produk, lalu Tambah Produk. Formulirnya terbagi menjadi empat bagian.

Pada daftar produk, kolom Kelengkapan menandai produk yang keterangannya masih kurang — berapa foto yang belum cukup, kategori yang belum diisi, atau deskripsi yang masih kosong. Produk yang keterangannya lengkap lebih sering dipesan.

Mendaftarkan rekening bank

Menu Profil → Rekening Bank. Rekening didaftarkan sekali di sini, lalu tinggal dipilih saat Anda menerbitkan invoice — tidak perlu mengetik ulang nomornya tiap kali. Isi nama bank, nomor rekening, dan nama pemiliknya sama persis dengan buku tabungan.

Rekening pertama yang Anda daftarkan otomatis menjadi rekening utama dan terpilih lebih dulu pada formulir invoice. Anda boleh mendaftarkan beberapa rekening, tetapi hanya satu yang dapat berstatus utama.

Alur pesanan — enam langkah

Menu E-Katalog → Order memuat seluruh pesanan yang masuk. Klik Lihat untuk membuka rinciannya. Di bagian atas halaman rincian ada rel enam langkah yang menandai sampai mana pesanan itu berjalan, disertai satu kalimat petunjuk tentang apa yang harus Anda kerjakan sekarang.

1. Kirim ongkos kirim

   Pesanan yang baru masuk berstatus Baru. Buka kotak Negosiasi Harga & Ongkir, isi nilai ongkos kirim pada bagian Ongkos Kirim, lalu tekan Kirim Ongkir. Isi 0 bila pengirimannya Anda tanggung sendiri.

   Setelah dikirim, pesanan berpindah ke tahap negosiasi dan ongkir itu menjadi tawaran yang menunggu tanggapan panitia.

2. Negosiasi harga dan ongkir

   Panitia dapat menawar harga barang, ongkos kirim, atau keduanya. Tawaran yang menunggu jawaban Anda ditandai Menunggu Anda. Tiga tanggapan yang tersedia:

   Tombol	Artinya
   Setujui Semua	Seluruh tawaran panitia Anda terima; harganya menjadi harga kesepakatan.
   Tawar Balik	Anda mengajukan harga tandingan. Kosongkan baris yang tidak ingin ditawar.
   Tolak Semua	Seluruh tawaran ditolak; panitia dapat mengajukan penawaran baru.

   Menyetujui harga barang tidak menghilangkan isian ongkos kirim. Bila ongkirnya belum pernah Anda kirim, isiannya tetap ada — dan pesanan tidak dapat diproses siapa pun sampai ongkirnya masuk.

3. Terima order

   Setelah harga dan ongkir sama-sama disepakati, kotak Tindakan Order menampilkan tombol Terima Order. Menekannya berarti Anda menyanggupi pesanan itu, dan statusnya menjadi Diproses.

   Selama tahap ini pesanan masih dapat Anda tolak lewat Tolak Order. Menolak mengembalikan stok produknya.

4. Kirim barang dan unggah buktinya

   Kirim barang ke pemesan, lalu unggah bukti pengiriman pada kotak Tindakan Order — berkas jpg, png, atau pdf, paling besar 5 MB. Cantumkan nomor resi dan nama ekspedisinya pada catatan.

   Setelah terkirim, pesanan berstatus Dikirim dan menunggu diperiksa penerima barang (PPHP).

5. Barang diterima — berita acara terbit

   Penerima barang memeriksa kiriman Anda dan memotret keadaannya. Bila diterima, terbitlah Berita Acara Penerimaan Barang bernomor BAPB/tahun/bulan/nomor, dan pesanan berstatus Barang diterima.

   Bila buktinya ditolak, pesanan kembali ke status Diproses beserta catatan alasannya, dan Anda diminta mengirim ulang buktinya.

6. Terbitkan invoice, lalu tunggu pembayaran

   Sejak barangnya dinyatakan diterima, kotak Invoice terbuka. Isi nomor invoice, tanggal, jatuh tempo, subtotal, PPN, dan pilih rekening tujuan dari yang sudah Anda daftarkan di profil. Ongkos kirim terisi sendiri dari hasil negosiasi.

   Status invoice	Artinya
   Draft	Tersimpan tetapi belum diajukan. Masih dapat Anda ubah.
   Diajukan	Menunggu pemeriksaan panitia. Tidak dapat diubah.
   Ditolak	Panitia menolaknya beserta alasannya. Perbaiki lalu ajukan kembali.
   Terverifikasi	Disetujui panitia dan menunggu transfer dilakukan.
   Dibayar	Sudah ditransfer. Bukti transfernya dapat Anda lihat di halaman ini.

   Setelah pembayarannya dilakukan, panitia melampirkan bukti transfer beserta tanggalnya. Bukti itu tampil pada halaman pesanan Anda, dan barulah pesanan berstatus Selesai.

Arti status pesanan

Arti kode tahapan

Kode tiga huruf pada rel tahapan adalah singkatan resmi tahapan pengadaan. Ini yang paling sering Anda temui:

Batasan berkas

Pertanyaan yang sering muncul

Kenapa status saya berubah menjadi Unverified padahal kemarin sudah Verified?

Karena ada data profil yang berubah — oleh Anda sendiri atau rekan sekantor yang memakai akun yang sama. Buka tab Riwayat Perubahan untuk melihat apa yang berubah dan kapan, lalu ajukan verifikasi ulang.

Saya sudah Verified, kenapa tidak bisa mendaftar tender cepat?

Tender cepat dan tender terbatas hanya dapat diikuti vendor yang diundang panitia. Pada halaman Pendaftaran Tender, syarat itu ditandai silang merah.

Saya terlambat mengirim penawaran. Bisakah dibuka lagi?

Tidak. Tahapan ditutup otomatis pada jam yang tertulis, dan sistem menolak perubahan setelahnya. Halamannya tetap dapat dibuka, tapi hanya sebagai riwayat.

Saya sedang mengikuti tender, lalu profil saya berubah. Apakah saya gugur?

Tidak. Status verifikasi hanya menjadi syarat saat mendaftar tender baru. Tender yang sudah Anda ikuti tetap berjalan sampai selesai.

Berapa lama pengajuan verifikasi ditanggapi?

Bergantung antrean panitia. Pengajuan Anda bertanggal dan diurutkan dari yang paling lama menunggu. Tanggapannya muncul di tab Riwayat Perubahan.

Bagaimana kalau perusahaan saya masuk daftar hitam?

Anda tidak dapat mendaftar tender maupun mengajukan verifikasi, dan alasannya dicatat panitia. Pencabutan daftar hitam hanya dapat dilakukan panitia/AMPBJ lewat menu mereka sendiri.